El escurridizo «administrador del plan»: ¿Quién es y cómo encontrarlo? ¿Quién es y cómo encontrarlo?

Cuando solicitas los documentos del plan de asistencia sanitaria ERISA para tu cliente, la primera respuesta que sueles recibir es algo así «No somos el administrador del plan y no tenemos obligación de facilitarte esos documentos». Este mensaje suele enviarse con un puñado de documentos que son mucho menos de lo que se solicitó.

Esto se debe a que la mayoría de los planes de asistencia sanitaria subcontratan el reembolso a terceras empresas para que presenten y cobren estos embargos. Por desgracia, estas empresas pueden no tener la obligación de facilitarte todos los documentos que tu cliente tiene derecho a ver, o al menos las empresas no creen estar sujetas a esa obligación. La obligación de facilitar los documentos corresponde exclusivamente al «administrador del plan» designado.

Entonces, ¿quién es ese «administrador del plan» y cómo puedo encontrarlo?

Si se trata de un embargo de un plan de asistencia sanitaria regulado por ERISA, debe haber un administrador del plan designado, tal como exige la sección del código ERISA. Suele ser un empleado de recursos humanos, u otro empleado de la empresa, que es el contacto designado para solicitar y obtener documentos sobre el plan.

Normalmente, encontrarás a esta persona designada en el formulario 5500 del plan, que suele estar disponible solicitándolo al titular del derecho de retención. Si conoces el nombre de la empresa, a veces puedes encontrar el formulario 5500 en línea en freeerisa.com. Si te facilitan un Resumen de la Descripción del Plan (SPD) para el plan, también debe haber una página de contacto que proporcione la información de contacto completa del administrador designado del plan. Si no tienes estos documentos, escribe al titular del embargo y dile que te facilite la información de contacto del «administrador del plan» designado para que puedas solicitar todos los documentos.

La sección del código ERISA en 29 U.S.C. 1024(b) proporciona una serie de documentos que el administrador del plan debe facilitar a tu cliente cuando éste lo solicite. Entre ellos se incluyen copias del Resumen de la Descripción del Plan, el informe anual, el acuerdo fiduciario, los contratos y otros «instrumentos en virtud de los cuales se establece o gestiona el plan». Una lista de estos documentos se encuentra en 29 U.S.C. 1024(b), que puedes simplemente cortar y pegar en tu solicitud.

Si el administrador del plan no facilita cualquiera de estos documentos solicitados en el plazo de 30 días, se crea una sanción contra el administrador de 110 $ al día.

Esto es importante porque te proporciona cierta ventaja para obtener los documentos. A medida que se acumulan los días sin tener los documentos de tu cliente en la mano, mayor es la responsabilidad potencial del administrador del plan frente a tu cliente. De hecho, son unos 3.000 $ al mes por cada mes que no recibas los documentos.

Ésta es otra razón por la que recomendamos encarecidamente que hagas tus solicitudes de documentos del plan al principio del caso. No querrás estar buscando información de contacto del administrador del plan una vez que tu caso se haya resuelto. Incluso una vez hecha la solicitud, el administrador del plan tiene 30 días para facilitarte los documentos, lo que supone 30 días más en los que los fondos de tu cliente están en depósito.